Comment créer une vidéo évènementielle ?

Nos conseils techniques pour réussir la vidéo de votre évènement

La création de vidéos est un passage indispensable pour promouvoir votre événement. Connaître les techniques de communication vidéo évènementielle, c'est s'assurer être une stratégie de communication puissante pour son événement. Dans cet article, nous allons vous guider à travers les étapes essentielles pour créer une vidéo évènementielle mémorable. Vous vous demandez comment faire une vidéo de lancement de produit, de conférence d'entreprise ou de soirée de gala ? C’est simple, suivez les conseils de votre Team Fox préférée pour produire une vidéo qui fera sensation.

L'importance des vidéos évènementielles

Avant de plonger dans les détails techniques, observons comme il est crucial de comprendre l'impact des vidéos évènementielles. Les chiffres parlent d'eux-mêmes : 7 consommateurs sur 10 préfèrent le format vidéo au format texte et 70% d’entre eux déclarent que les vidéos les aident à prendre des décisions d'achat*. En outre, une vidéo bien réalisée peut prolonger l'expérience de l'évènement bien au-delà de sa date de clôture.

Entrons à présent dans le vif du sujet et découvrons comment réaliser une bonne communication évènementielle par le biais d’une vidéo réussie.

*Source : Teester, 2019

Au sommaire :

#1 Les étapes clés avant la captation d'une vidéo d'évènement
   1.1 Définissez vos objectifs : pourquoi faire une vidéo évènementielle ?
   1.2 Cadrez votre projet vidéo avant le jour de l'événement

#2 Les meilleurs conseils pendant le tournage vidéo de votre évènement
   2.1 Filmez des plans larges des lieux de l'évènement
   2.2 Captez les moments clés
   2.3 Faîtes preuve d'adaptabilité 

#3 La post-production de votre vidéo après l'évènement
   3.1 Triez et traitez les rushes 
   3.2 Montez votre vidéo évènementielle
   3.3 Sous-titrez la vidéo de l'évènement

Conclusion : comment créer une vidéo évènementielle ?

#1 Les étapes clés avant la captation d'une vidéo d'évènement

Exemple d'une captation d'évènement pour la Medicen Day

👇

1) Définissez vos objectifs : pourquoi faire une votre vidéo évènementielle

La première étape cruciale consiste à définir clairement les objectifs de votre vidéo évènementielle. La Team Fox vous invite à vous poser les questions suivantes :

• Quelle est la cible de votre vidéo ? Identifiez votre public cible pour adapter le message et le ton de votre vidéo en conséquence.
  
  

• Quel message voulez-vous transmettre via cet évènement ? Réfléchissez au message que vous souhaitez communiquer. Est-ce un message informatif, divertissant, inspirant ou émotionnel ?

Quelques exemples : Si vous êtes vidéaste de mariage, clairement la vidéo se doit d’être remplie d’émotions voire d’humour et de fun ! Si votre vidéo concerne un événement interne d’entreprise, l’idée sera peut-être de montrer à la fois la cohésion d’équipe et le professionnalisme des équipes.

Notre conseil de renard : L’humour peut jouer un rôle puissant dans l'engagement du public. L'ajout d'un élément humoristique peut rendre votre vidéo plus mémorable et divertissante. Cependant, il est crucial de doser l'humour avec précaution, en gardant à l'esprit votre public cible et le message que vous désirez partager.

Téléchargez notre super guide pour vous aider à réaliser vos vidéos évènementielles juste par ici 👇

• Quel est le budget alloué à cette vidéo évènementielle ? Fixez un budget réaliste pour la production de la vidéo, en prenant en compte les coûts de tournage, de montage et de post-production. De là découlera également le matériel présent (y a-t-il possibilité de faire des plans avec un drone ?)

• Quelle est la durée idéale de la vidéo ? Tenez compte de l'attention limitée de votre public. Une vidéo évènementielle doit être suffisamment concise pour captiver, mais suffisamment longue pour transmettre le message.

• Où sera diffusée la vidéo de cet évènement ? Prévoyez dès le départ sur quel média vous comptez diffuser votre vidéo : sur votre site web, sur les réseaux sociaux, Instagram, TikTok, Youtube... lors d'une présentation en direct, etc.
  Tous nos conseils par ici 👇

Comment publier la vidéo de votre évènement sur Instagram ? 
Comment publier la vidéo de votre évènement sur TikTok ? 
Comment publier la vidéo de votre évènement sur Facebook ? 
Comment publier la vidéo de votre évènement sur LinkedIn ? 
Comment utiliser Youtube Short pour publier la vidéo de votre évènement ? 

2) Cadrez votre projet vidéo avant le jour de l'évènement

La phase de cadrage du projet est essentielle pour s'assurer que votre vidéo évènementielle atteindra ses objectifs. Voici les étapes clés que vous recommande notre équipe de renards aguerris :

• Créez votre storytelling pour l’évènement : Comme pour tout contenu vidéo, une bonne histoire est la clé du succès. Développez un scénario ou un fil conducteur solide qui relie l'événement à votre public de manière significative. Soyez créatif et engageant. Ici 👉notre article sur qu'est-ce que le storytelling ?
  
  
  
  
  

  
  
  

• Briefez vos équipes de production : Avant le jour de l'événement, assurez-vous que toutes les équipes impliquées dans la création de la vidéo sont bien informées de votre vision et de vos objectifs. Cela inclut la répartition des rôles.
  
  
• Briefez les participants et protagonistes de l'évènement : Si votre événement implique des participants ou des conférenciers, communiquez avec eux à l'avance. A minima, tenez-vous informé de qui sont les protagonistes les plus importants (invités prestigieux, proches etc.). Expliquez-leur leur rôle dans la vidéo et donnez-leur des directives claires sur la manière de se comporter devant la caméra. Les consignes peuvent être tout simplement de rester spontané.
  
  
• Anticipez sur place les contraintes du lieu : Avant le jour de l'événement, visitez le lieu pour vous familiariser avec l'éclairage, le son et l'acoustique. Anticipez les défis potentiels et prévoyez des solutions.

Petite ruse bonus : Il peut être intéressant de faire des premières prises de vue, sans les participants, qui pourraient agrémenter la vidéo voire servir de solution si la lumière n’est pas au beau fixe le Jour J.

#2 Conseils pour ne rien oublier pendant le tournage vidéo de votre évènement

1) Filmez des plans larges des lieux de l'évènement

Lorsque le jour de l'événement arrive, assurez-vous de capturer des plans larges des lieux, si cela n’a pas pu être fait au préalable. Ces plans serviront de contexte à votre vidéo et aideront les spectateurs à se sentir immergés dans l'ambiance de l'événement.

2) Captez les moments clés

Lors de la captation vidéo, restez attentif aux moments clés que vous avez identifiés dans votre scénario. Cependant, n'oubliez pas d'être réactif aux moments spontanés qui peuvent ajouter de l'authenticité à votre vidéo.

Petite ruse bonus : Pour capter la spontanéité des participants, faites preuve de discrétion et d’observation !

A nouveau l'exemple de Medicen avec la réalisation de cette vidéo événementielle où les temps forts sont mis en avant.
👇

3) Faîtes preuve d'adaptabilité lors du clip vidéo évènementiel

Les événements en direct peuvent être imprévisibles. Soyez prêt à vous adapter rapidement aux changements de programme, aux imprévus et aux défis techniques. C’est justement une bonne planification préalable qui vous aidera à rester flexible.

#3 La post-production de votre vidéo après l'évènement

1) Triez et traitez les rushs 

Une fois que l'événement est terminé, le travail est loin d’être fini. Il est temps de trier et de traiter les rushs, c'est-à-dire les enregistrements bruts que vous avez capturés durant l'événement. Organisez vos clips et séquences en fonction de votre storyboard et éliminez les séquences inutiles. Cette partie peut sembler chronophage mais en réalité si le projet vidéo a été bien cadré dès le départ, il devrait y avoir beaucoup moins de rushs inutiles.

2) Montez votre vidéo évènementielle

Le montage est l'étape où votre vidéo prend vraiment forme. Vous pouvez choisir de le faire en interne si vous avez les compétences nécessaires, ou opter pour notre logiciel de montage vidéo professionnelle. Notre logiciel de montage StoryFox saura donner vie à votre vision en utilisant des techniques de montage avancées mais simples pour assurer la fluidité et l'impact de votre vidéo.

Téléchargez le guide de la vidéo fun et amusante pour votre entreprise juste ici 👇

3) Sous-titrez la vidéo de l'évènement

Si votre vidéo évènementielle comporte beaucoup de dialogues ou interventions, envisagez d'ajouter des sous-titres pour rendre le contenu accessible à un public plus large. Particulièrement, si la vidéo de l’évènement tend à être diffusée sur les réseaux sociaux.

En conclusion

Vous n’êtes pas sans savoir que créer une vidéo évènementielle mémorable est tout un art, un métier même ! En conclusion, réaliser une vidéo évènementielle réussie nécessite une planification minutieuse, une exécution professionnelle et une touche de créativité. Suivez les étapes décrites par notre Team Fox dans cet article pour définir vos objectifs, cadrer votre projet, filmer pendant l'événement et perfectionner la vidéo après l'événement.

Rappelez-vous que la qualité de votre vidéo évènementielle reflète directement l'image de votre entreprise. Faites appel à des professionnels si nécessaire pour garantir un résultat exceptionnel. Enfin, n'oubliez pas d'optimiser la vidéo pour les moteurs de recherche en utilisant les critères SEO de Google, ce qui contribuera à accroître sa visibilité en ligne. Alors, à vos caméras, prêt, tournez !

Ces articles peuvent aussi vous intéresser : 
👉 Les grandes tendances vidéo 2023

👉 Comment sous-titrer facilement une vidéo ?

👉 Comment créer un bon storyboard vidéo ?