L’onboarding, l’art d’accueillir les nouveaux collaborateurs

L’intégration des nouveaux collaborateurs est une phase décisive pour l’entreprise. Elle forge non seulement la première impression des nouveaux arrivants mais aussi la relation qu’ils entretiendront avec leur nouvel emploi. Que vous dirigiez un hôpital, une usine ou un réseau de retail, la mise en place d’un processus d’onboarding efficace qui résonne avec la culture de votre entreprise est une nécessité.

Dans un contexte marqué par l’arrivée d’une nouvelle génération soucieuse de la qualité de vie au travail (QVT), le nombre d’employés qui rompent leur contrat avant la fin de la période d’essai augmente et en conséquence l’importance d’un processus d'onboarding devient plus que pertinent.

Au sommaire

1. Définition de l'onboarding
   
   
2. Pourquoi mettre en place une stratégie d’intégration ?
   a. Se familiariser aux tâches et aux attentes de l’entreprise
   b. Embrasser la culture de l’entreprise
   c. Favoriser l’échange et l’intégration socio-professionnelle
   d. Faire briller sa marque employeur
   e. Le turnover, le cauchemar des RH !
   
   
3. Le mobile pour filmer sa vidéo corporate
   a. Le mentorat pour un accompagnement continu
   b. La formation et le suivi
   c. Le SIRH un atout à exploiter
   d. La vidéo de présentation : un indispensable

1. Définition de l'onboarding 

L’onboarding, appelé aussi intégration en français, désigne l’accompagnement du nouveau collaborateur de la signature du contrat d’embauche ou de mobilité, jusqu’à l’adaptation et la prise totale du poste. Le processus d’intégration peut se poursuivre au-delà de la période d’essai.

Il s’agit de s’assurer que la nouvelle recrue a une compréhension approfondie de l’entreprise et de sa mission. Le processus d’intégration inclut également la familiarisation à la culture et aux valeurs de l’entreprise et la socialisation avec l’équipe.

L’onboarding n’est donc ni un team building ni le planning d’une première journée de travail. C’est un parcours pour transformer le nouveau candidat en un collaborateur bien intégré dans l’entreprise.

2. Pourquoi mettre en place une stratégie d’onboarding ?

Les managers s’attendent souvent à ce que les collaborateurs nouvellement recrutés soient rapidement opérationnels et productifs. Cependant, cette attitude managériale emboîte le processus d’intégration. La période dédiée à l’onboarding n’est pas un temps perdu, mais est un investissement qui en vaut bien la peine.

a. Se familiariser aux tâches et aux attentes de l’entreprise

Contrairement aux idées reçues, un nouveau collaborateur, même avec une expérience préalable, nécessite un temps d’adaptation. Un nouveau poste suggère un nouvel environnement, des nouvelles façons de faire, des réflexes à acquérir et des nouvelles attentes par rapport à sa performance.

L’onboarding donne l’opportunité aux nouveaux candidats de se familiariser, petit à petit, à son nouvel emploi et à ce que l’on attend de lui. Il dispose alors du temps nécessaire pour développer ses compétences et s’adapter aux exigences.

Au contraire, dans le cas d’un processus d’intégration « bâclé » à la hâte, le collaborateur ne disposera pas du temps nécessaire pour développer ses compétences ou ses connaissances et peut se sentir alors dépassé par le travail demandé. Arrivé à ce stade, le candidat est susceptible de ressentir une pression et un sentiment de « ne pas être à sa place », ce qui mène souvent à une démission réelle ou de fait.

b. Embrasser la culture de l’entreprise

Même si elle n’est pas planifiée, chaque entreprise crée sa propre culture qui se reflète dans chacune de ses actions. Les comportements, les attitudes, la communication, les valeurs, les manières de faire, les rituels… tout reflète la culture de l’entreprise. La nouvelle recrue est souvent étrangère à ce capital immatériel qui régit et organise le travail.

Le processus d’intégration intervient dans cette phase pour permettre aux nouveaux candidats de se familiariser à cette culture et d’adopter progressivement les pratiques, les valeurs et la vision de l’entreprise.

Embrasser la culture de l’organisation renforce l’implication et le sentiment d’appartenance du collaborateur. Lorsque l’on développe les valeurs de l’entreprise chez ce dernier, il devient conscient et convaincu de l’importance de ce qu’il fait, c’est l’une des bases de la fidélisation !

c. Favoriser l’échange et l’intégration socio-professionnelle

« Pouvons-nous parler d’intégration tant qu’il n’y a pas intégration des cœurs et des esprits ? » Dan George

Les nouvelles recrues doivent communiquer avec leur manager et leur équipe afin de se renseigner et développer leurs connaissances sur l’entreprise et pour établir un climat social favorable à la productivité.
Sans lien entre employés, le nouvel arrivant, et c’est aussi le cas pour une mobilité interne, pourrait se sentir isolé et mal à l’aise, ce qui peut l’empêcher de s’épanouir et donc d’atteindre son efficience.

Un processus d’onboarding efficace garantit une insertion efficace du candidat dans l’équipe de travail. En effet, la création de liens entre les collaborateurs donne naissance à un climat social qui renforce l’engagement et l’attachement à l’entreprise.

d. Faire briller sa marque employeur

Se préoccuper de l’expérience collaborateur revient à soigner sa marque employeur. Une bonne intégration impacte positivement le collaborateur. Celui-ci parlera positivement de son entreprise et deviendra un levier promoteur de votre marque employeur.

78% des candidats examinent la réputation de l’entreprise avant de postuler, les bénéfices d’un bon parcours d’intégration vont ainsi au-delà du nouveau collaborateur et couvrent votre marque employeur.

« Ma première journée était solitaire, je suis resté seul dans mon nouveau bureau. Ensuite, j’ai déjeuné seul. Aucun collègue ne m’a abordé alors que j’avais trop de questions en tête. En plus, on demandait beaucoup de moi et ils ne faisaient rien pour m’encadrer ou me considérer ni comme collègue ni comme employé. » Ce genre de témoignage que nous trouvons fréquemment sur les réseaux socioprofessionnels est capable de détruire la réputation et l’attractivité de l’entreprise.

L’onboarding n’est donc pas un effet de mode, c’est une étape cruciale qui doit être sérieusement étudiée.

e. Le turnover, le cauchemar des RH

D’après une étude du Cabinet Mercuri Urval (2018), 40% des collaborateurs nouvellement recrutés auraient envisagé de démissionner pendant la période d’essai.

Le départ volontaire d’un employé représente perte importante pour l’entreprise, une perte qui va au-delà du salaire. En effet, suite à une démission, l’investissement et les ressources affectés pour le recrutement, les formations, l’encadrement… tombe à l’eau et le processus doit recommencer à zéro.

Pour éviter cela, l’entreprise doit repenser sa politique d’intégration. Un onboarding de qualité fidélise et garantit l’engagement des nouveaux candidats tout en veillant à leur bien-être, car, au final, si les nouveaux ne sont pas heureux, ils ne resteront pas dans l’entreprise !

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3. Comment optimiser le process onboarding

Pour réussir son onboarding, le processus d’intégration doit être méthodologique et bien planifié. Nous vous préconisons ainsi 4 bonnes pratiques à considérer dans le développement de la stratégie d’intégration.

a. Le mentorat pour un accompagnement continu

L’intérêt porté à la nouvelle recrue ne doit pas s’estomper après la signature du contrat. Il est, en effet, conseillé de désigner un mentor ou parrain pour faire découvrir l’entreprise au nouvel arrivant.

Ce mentor accompagne et encadre le nouvel arrivant dans la globalité de son travail (méthode de travail, procédures…) et dans l’entreprise (socialisation, culture et valeurs…). Cependant, même avec un mentor, le manager et/ou le supérieur hiérarchique ne doit pas s’éclipser de la scène ! Leur présence demeure importante aux yeux du nouveau collaborateur et c’est à eux également que revient le rôle de répondre aux questionnements de la recrue et d’expliquer les missions et les attentes de l’entreprise.

b. La formation et le suivi

Lorsque l’on parle de formation, on évoque généralement l’écart entre les compétences du nouvel arrivant et celles requises par le poste. Un nouveau collaborateur a souvent besoin de se familiariser à de nouvelles méthodes de travail et de développer ses compétences pour les adapter à sa mission.

Afin d’assurer une bonne intégration, l’entreprise a intérêt à adopter une approche explicative et pédagogique (expliquer le quoi, le comment et le pourquoi). S’il y a besoin, l’employeur peut proposer des combinaisons de formations multicanales (théorique, learning by doing…).

Pour se prémunir contre les départs prématurés, l’employeur est appelé à suivre le nouveau candidat, à répondre à ses questions et à contrôler l’avancement de son apprentissage.

Un rendez-vous mensuel ou par quinzaine est également conseillé durant la période d’intégration. Cela est important aux yeux de la nouvelle recrue, se réunir avec elle revient à la valoriser. Ces entretiens permettent également d’évaluer le déroulement de l’apprentissage et de l’intégration en général et de déceler au préalable les écarts susceptibles de survenir dans le process.

c. Le SIRH un atout à exploiter

Au cours du processus de l’onboarding, les SIRH offrent un éventail de fonctionnalités capables de fluidifier le process. En effet, les logiciels de gestion RH couvrent tout le parcours d’intégration, dès la préparation des documents du contrat jusqu’à la prise totale du poste.

A titre d’exemple, le SIRH HRMAPS offre la possibilité de :

• Digitaliser les procédures administratives (signature électronique, centralisation des documents …)
• Mesurer avec précision l’écart entre les compétences du nouveau collaborateur et les compétences requises pour le poste
• Programmer des formations adaptées et personnalisées aux besoins de la nouvelle recrue (service de formation self-service)
• Suivre le bien-être et l’engagement du recruté, (Générateur de quiz, enquêtes et sondages : QVT, implication, évaluations des compétences, du processus d’intégration…)
  
  
  

d. La vidéo de présentation : un indispensable

La vidéo est un excellent support pour faciliter l’onboarding. La vidéo de présentation d’un nouveau collaborateur est un excellent cas d’usage ! Pourquoi ? Ce format permet à chaque nouvel arrivant de se présenter au reste de l’entreprise. L’objectif est qu’il soit mieux identifié par l’ensemble de ses collaborateurs afin de faciliter et fluidifier les échanges et le travail collaboratif.
Notre conseil : lors de cette vidéo de présentation, demandez à votre nouvelle recrue de faire le point sur son parcours professionnel, ses compétences, ses soft skills, et surtout, sa personnalité ! Voici quelques exemples de questions à poser pour une vidéo interview d’onboarding :

1. Peux-tu te présenter en quelques mots ?
2. Tes expériences professionnelles ?
3.  Pourquoi - le nom de votre entreprise ?
4. Tes challenges chez - le nom de votre entreprise ?
5. Plutôt café-croissant ou after work ?
6. Tu es passionné.e par … ?

Conclusion

D’après un sondage réalisé par Korn Ferry, 98% des dirigeants considèrent l’onboarding comme un facteur essentiel pour améliorer la rétention de leurs salariés. En effet, l’intégration est la principale clé pour la fidélisation et l’épanouissement professionnel.

S’investir dans l’intégration des candidats revient à acquérir une dose de bien-être et de bonheur dans un environnement de travail favorable à la productivité.

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